Cargo de ‘chief of staff’ nasceu no governo e agora está na iniciativa privada

Nos EUA, em 2024, foram cerca de 150 mil vagas abertas. No Brasil, a quantidade de anúncios para a função gira em torno de 15 mil

Presente em reuniões estratégicas, conectando diferentes áreas e atuando como uma ponte entre o CEO e o restante da organização, um novo perfil vem ganhando espaço nas empresas brasileiras: o “chief of staff”. “Esse cargo nasceu na política, no governo americano, como figura estratégica de apoio a grandes líderes, especialmente presidentes da república. É o famoso ‘chefe de gabinete’”, define Andréa Cossa, chief of staff no MDS Group, especializado em consultoria e gestão de seguros e riscos.

Nos Estados Unidos, em 2024, foram cerca de 150 mil vagas abertas para o cargo de chief of staff no LinkedIn. No Brasil, a quantidade de anúncios gira em torno de 15 mil. Lalo Medina, representante da The Chief of Staff Association (CSA), instituição que conta com 1.400 membros globalmente e acaba de desembarcar em solo brasileiro, explica que a demanda é impulsionada pelas empresas multinacionais instaladas no país. “A função de chief of staff está estabelecida nos governos dos Estados Unidos e Reino Unido há muito tempo e as corporações passaram a adotar. Quando grandes empresas chegam ao Brasil, elas geralmente adaptam a mesma estrutura que têm em outros lugares”, diz.

Medina comenta, ainda, que é comum encontrar profissionais desempenhando a função de chief of staff sob outros títulos, o que ele chama de “chief of staff ocultos”. “Muitas empresas têm dificuldades em adotar essa nomenclatura porque acham que a posição não se justifica, ou evitam adicionar a palavra ‘chief’ porque não querem mais um ‘C’ [level] na estrutura.”

“Esse papel pode estar diluído no project management officer [PMO], em uma liderança operacional, ou até mesmo em um cargo como country manager, diretor de operações, diretor de estratégia, chief operating officer [COO] ou gerente de portfólio. Pessoas que ocupam esses cargos muitas vezes estão, na prática, exercendo funções semelhantes às de um chief of staff”, pontua Carolina Laboissiere, diretora geral da CSA no Brasil. “Se você vir alguém com o título de ‘assistente executivo sênior’, também é possível que essa pessoa esteja atuando como chief of staff”, complementa Medina.

Foi desempenhando a função de secretária-executiva que Cossa percebeu que gostaria de ir além. “Passei muito tempo achando que eu era uma assessora um pouco mais curiosa. Sempre quis entender o todo e saber o que era importante para ajudar o executivo a ser mais eficiente, o que era estratégico para ele”, relata. “Eu não marcava uma reunião apenas porque me pediam. Queria entender o motivo da reunião, os tópicos a serem discutidos, quem seriam as pessoas envolvidas e por que elas seriam necessárias”, diz. Há cerca de dez anos, a executiva conquistou seu primeiro cargo como chief of staff. “Nem minha família e amigos entendiam muito bem essa função na época”, recorda.

Há um ano, ela ocupa o cargo no MDS Group. Suas atribuições são baseadas em três pilares: “conectar os pontos, preencher as lacunas e evitar a falta de comunicação”, enumera. “É importante estar atento, prestar atenção nas necessidades de cada um dos líderes e ter uma adaptabilidade muito rápida, porque são diversas pessoas que respondem para o CEO, cada uma com uma atribuição totalmente diferente da outra”, conta.

A executiva ressalta que, além da relação próxima com o CEO – que inclui ter acesso e monitorar a caixa de entrada de e-mails do executivo – é necessário conquistar a colaboração e engajamento dos demais profissionais da empresa. Para isso, ela procura trabalhar por meio da influência. “Não adianta tentar usar a linha de comunicação de demanda, mas sim de parceria. Eu não sou CEO, não tenho o nível de autoridade que ele tem. Portanto, é preciso construir confiança”, afirma.

“O chief of staff é o braço direito do CEO. Ele está lá para garantir que a visão da alta liderança seja traduzida em ações eficazes nos diferentes departamentos”, resume Laboissiere. Segundo ela, as principais funções do cargo são gerir as iniciativas relevantes na agenda do líder, coordenar times multidisciplinares rumo aos objetivos do negócio e melhorar os processos de tomada de decisão a partir do conhecimento sobre a dinâmica e cultura da empresa e da permissão para agir em nome do CEO.

Ela, que trabalhou por dez anos como PMO na Petz, exerceu em paralelo o cargo de chief of staff na companhia sem saber exatamente do que se tratava. “O Sérgio Zimmermann [CEO da Petz] foi um pioneiro. Ele criou esse cargo de forma intuitiva. Dizia: ‘Carol, preciso de ajuda com iniciativas estratégicas específicas’”, compartilha. “Parte do papel de chief of staff é justamente isso: conduzir projetos especiais, algo que impacta profundamente o negócio, mas que não depende apenas de uma diretoria. É preciso alguém para coordenar de forma transversal.”

Um dos projetos que ela participou na Petz foi o processo de expansão de lojas. “Minha função era coordenar todo o projeto: prospecção de ponto, arquitetura para layout, abastecimento para mix de produtos. Não era eu quem definia esses itens, mas eu precisava orquestrar todas essas áreas para que o processo fosse fluido”, recorda.

Laboissiere também mantinha contato com o conselho, comitês e fundos de investimentos, além de participar das reuniões de diretoria. “Se o CEO tivesse que parar para cuidar disso, deixaria de fazer seu papel como CEO. A ideia é otimizar o tempo dele, conduzindo a agenda do líder por dentro da empresa. Ele tem um papel mais institucional e estratégico, mas essa agenda precisa de execução.”

Estar em contato com pessoas que ocupam posições de grande relevância na organização proporcionou à executiva uma visão privilegiada do negócio. “Esse é um dos atrativos para quem ocupa a função, já que ela oferece uma exposição enorme, tanto para os executivos como para os membros do conselho, o que se torna uma experiência de grande valor para profissionais em ascensão”, diz.

“Sempre trabalhei em áreas voltadas para uma visão mais holística e estratégica do negócio. Esse é um dos pontos que me trouxe para esse cargo”, conta Thaís Kauffmann, chief of staff na AstraZeneca para a América Latina.

Com passagens por Deloitte, Odebrecht, Eurofarma e Janssen, ela entrou na farmacêutica em 2023 para trabalhar na área de novos negócios e portfólio, e logo surgiu a oportunidade de se tornar chief of staff. “Havia um movimento de mudança dentro da companhia, e fez sentido ter uma pessoa que apoiasse essa transformação, fazendo o link entre a diretoria, a liderança e todas as áreas de suporte, além de ser um apoio para o próprio presidente”, comenta.

A ideia é otimizar o tempo do CEO, conduzindo a agenda do líder por dentro da empresa”

Antes de Kauffmann ser designada para o cargo, no entanto, a companhia tentou contratar uma consultoria para desempenhar a função. “Depois, a gente entendeu que seria importante que isso fosse feito por alguém que estivesse bem alinhado à cultura da empresa e entendesse como as coisas funcionam internamente”, relata.

A executiva compara seu trabalho ao de um xerife: “é importante garantir que as coisas estejam alinhadas e caminhando conforme o planejado. Tem que ter fluência com os diretores e conquistar o respeito deles. As decisões e o direcionamento que você passa precisam ser seguidos para que as coisas realmente aconteçam.”

Ela traça, ainda, um paralelo com o papel de um maestro, já que é sua responsabilidade fazer com que todas as peças da empresa se movam de maneira coordenada e eficiente. “Às vezes, um projeto pode ser complexo, com várias áreas envolvidas, e eu sou a pessoa que faz com que a orquestra toda toque em harmonia. Acompanho os projetos desde a concepção até a execução final, ajudando a tirar bloqueios e a resolver questões que surgem no caminho.”

Kauffman diz que a função também envolve olhar para o longo prazo. “Tenho que estar constantemente atenta às tendências do mercado e ao comportamento da companhia para poder antecipar problemas e oportunidades. Isso exige uma visão analítica, combinada com a habilidade de implementar soluções rápidas e eficazes”, detalha. “Eu também sou responsável por fazer com que as metas da empresa sejam atingidas dentro dos prazos estabelecidos, o que envolve um trabalho constante de acompanhamento e ajuste.”

Ela destaca, por fim, a atribuição de dar suporte ao CEO. “A liderança é, muitas vezes, bastante solitária e isolada. O chief of staff acaba sendo alguém com quem o líder pode dividir suas angústias e sentimentos em relação à empresa. Isso também o ajuda a manter sua sanidade dentro da loucura que é o dia a dia de um presidente de uma organização”, analisa.

Ricardo Meister entrou em 2010 na área de operações do Citi pelo programa de trainees do banco. Chegou a trabalhar na sede da empresa em Nova York e, no final de 2023, voltou à operação do Brasil para atuar como chief of staff, apoiando as tomadas de decisão da presidência do Citi Brasil.

Seu papel é ser responsável pela governança, trazer uma visão horizontal do que acontece em toda a franquia e participar da definição dos passos a serem seguidos. “Com esse olhar amplo, que me dá acesso a informações de todas essas áreas, conseguimos tomar decisões mais informadas sobre qual estratégia seguir”, pontua.

Na sua opinião, ser organizado e ter disciplina é crucial para o desempenho da função. “São diversas verticais e você precisa consolidar informações de todas elas, administrar esses dados e utilizá-los corretamente”, comenta. Outra habilidade necessária para quem deseja ser chief of staff, segundo ele, é a comunicação: “precisa ser assertiva, transparente e clara para todos”, destaca.

Saber se relacionar também é extremamente importante, observa o executivo. “Assim como eu dependo de muitas pessoas para realizar meu trabalho, muitas pessoas também acabam dependendo de mim no dia a dia”, relata. “Às vezes, tenho informações importantes que outras pessoas não têm acesso. Então, muitas vezes, eu sou um ponto de contato para tirar dúvidas, pedir sugestões ou endereçar algum tema”, exemplifica.

“O chief of staff é um facilitador, pois consegue garantir que determinados assuntos estejam em andamento e que os projetos sejam implementados, trazendo isso de forma mais resumida para a presidência da empresa”, define Meister.

Na visão de Medina, uma das principais vantagens que um líder pode desfrutar ao ter um chief of staff é o ganho de tempo. “Ter alguém desempenhando essa função e administrando questões internas permite que o executivo se concentre na visão de alto nível e no relacionamento com outras empresas e organizações”, diz.

Segundo ele, um bom chief of staff deve, acima de tudo, entender como o CEO pensa. “É importante estar bem alinhado com o seu diretor, porque, em determinadas situações, você deve saber exatamente como ele reagiria ou tomaria decisões”, analisa. “Muitas vezes, as pessoas pensam que o chief of staff é só um assistente, mas se o trabalho fosse apenas reservar hotéis e gerenciar calendários, eu ficaria muito feliz. Seria bem menos estressante”, reflete.